KINH NGHIỆM XIN VISA TỰ TÚC CHO FREELANCER, NGƯỜI LÀM TỰ DO

KINH NGHIỆM XIN VISA TỰ TÚC CHO FREELANCER, NGƯỜI LÀM TỰ DO

Nhờ có sự chia sẻ của anh chị em trong group mà nhóm mình 3 người cùng làm nghề nghiệp tự do đã đậu visa du lịch Nhật Bản. Mình khá vất vả trong quá trình làm hồ sơ nên quyết định viết một bài tổng hợp hướng dẫn, giúp các bạn freelancer tự tin và dễ dàng hơn khi xin visa nhé

Hãy tự làm hồ sơ thay vì dùng dịch vụ

Đã làm tự do thì không nên lười. Chỉ bạn mới hiểu công việc bạn đang làm nó như thế nào, thu nhập ra sao, bao nhiêu và từ đâu.

2. Truy cập mục "VISA" trên trang web đại sứ quán Nhật

Bạn xin ở đầu Hà Nội: vào web Đại sứ quán Nhật

Bạn xin ở đầu HCM: vào web Lãnh sự quán Nhật

Vì mình xem website thấy cách hướng dẫn của HN và HCM hơi khác nhau, nên bạn nào ở đâu thì xem đúng vùng đấy nhé

Chọn mục đích xin visa và ghi ra các loại giấy tờ cần chuẩn bị. Mình thấy website của ĐSQ dễ tìm và dễ đọc nên ko cần hướng dẫn chi tiết bước này nữa nhé

3. Xác định đơn vị ủy thác nộp hồ sơ

Tại trang web của ĐSQ, vào danh sách các đơn vị ủy thác và chọn một đơn vị. Liên hệ với bên đó, nói rõ mục đích xin visa, ý định ủy thác visa loại phí 200-400k/người và xin họ list các giấy tờ cần chuẩn bị. 

Lý do có bước này ngay sau bước 2 là bởi các bên ủy thác thường yêu cầu nhiều giấy tờ hơn so với web ĐSQ. Và mỗi bên ủy thác lại hướng dẫn hơi khác nhau, nên theo bên nào thì làm theo list yêu cầu của bên đấy. Thừa giấy tờ còn hơn thiếu nhé các bạn

4. Những thắc mắc thường gặp khi chuẩn bị giấy tờ

a. Giấy tờ cần photo

Photo công chứng trong vòng 1 tháng trước ngày nộp. Mang theo bản gốc tới nơi ủy thác cho họ xem rồi họ sẽ trả lại luôn, họ sẽ chỉ mang bản photo đi nộp

b. Cách khai tờ khai xin Visa

Khai bằng tiếng Anh

Đánh máy khi khai tờ này, in ra và ký tay (chỉ ký, không cần ghi rõ họ tên, ký giống hệt chữ ký trong hộ chiếu)

Phần ngày sinh nếu ai ghi được 10 ký tự thì ghi rõ. Ví dụ: 16/08/1986. Một số bạn (như bản thân mình) gặp lỗi, chỉ ghi được 8 ký tự thì ghi: 16/08/19, sau khi in ra, dùng bút mực đen ghi nốt 86 vào bên cạnh

Phần name and address hotels: điền tên, sđt và địa chỉ của khách sạn đầu tiên bạn tới sau khi nhập cảnh.

Phần nghề nghiệp: ghi rõ bằng 2 cụm từ tiếng Anh bạn thấy phù hợp với công việc hiện tại của bạn nhất

Ví dụ điền 1: Self-Employed, Stock Investor

Ví dụ điền 2: Self-Employed, Convenience Store Owner

Ví dụ điền 3: Freelancer, Korean Interpreter

Phần công ty: để trống, không ghi gì

c. Sao kê giao dịch ngân hàng

Cố gắng chi tiêu bằng thẻ nhiều nhất có thể. Đi siêu thị, cafe, quán ăn,...hãy quẹt thẻ thay vì thói quen dùng tiền mặt của người VN mình. (nhiều giao dịch trong sao kê để chứng tỏ cho người xét duyệt visa rằng bạn đang có cuộc sống ổn định, bình thường tại VN và ít khả năng trốn lại nước Nhật).

Khi khách hàng, công ty trả tiền công cho bạn, hãy đề nghị họ ghi nội dung chuyển khoản thật chi tiết và phù hợp với công việc bạn điền trong tờ khai. Ví dụ khi bạn là phiên dịch viên tự do: Chị Lan Anh ck tiền lương phiên dịch tiếng Hàn tháng 12/2022

Ra ngân hàng, xin sao kê giao dịch song ngữ Việt Anh 6 tháng gần nhất. Dùng bút highlight những giao dịch liên quan tới thu nhập từ công việc freelancer của bạn

d. Thư giải thích về công việc, thu nhập của bạn

Cái này không có mẫu gì cả. Bạn tự đánh máy 1 lá thư tiếng Anh: Dear Embassy of Japan in Hanoi, Vietnam để giới thiệu về công việc tự do bạn đang làm. Lý do, kinh nghiệm cá nhân nào khiến bạn quyết định không làm cho công ty nào cả mà chọn làm tự do như vậy. Thu nhập trung bình một năm là bao nhiêu (nên cân nhắc sao cho hợp lý với số dư tài khoản ngân hàng hoặc sổ tiết kiệm, ví dụ để sổ tiết kiệm 1 tỷ mà nói thu nhập 10tr/tháng nghe thật khó tin. Hoặc sổ có 1 tỷ, thu nhập freelancer 10tr/tháng nhưng số tiền 1 tỷ hầu hết đến từ tích lũy do công việc cũ trước đây với công ty nào đó có thu nhập cao, thì nêu rõ trc đây làm gì, vị trí nào, công ty nào, để thông tin liên hệ reference bộ phận nhân sự công ty đó). In ra, ký ghi rõ họ tên

Đừng chém gió dài dòng tình yêu cho nước Nhật vào tờ giải thích này vì nó sai mục đích và ai cũng biết bạn có yêu thì mới xin visa để đi. Cá nhân mình cũng chỉ viết tờ này ngắn gọn, súc tích trong 12 dòng văn bản words thôi

e. Xác nhận số dư ngân hàng và/hoặc sổ tiết kiệm

Chọn 1 trong 2. Nếu có cả 2 thì càng tốt, nộp cả 2. Sổ tiết kiệm mở càng lâu trước ngày nộp hồ sơ thì càng uy tín

Số dư phải hợp lý với thu nhập (như đã giải thích ở trên)

f. Booking vé máy bay

Bạn vào website Vietnam Airlines hoặc Vietjet Air, chọn ngày đi, ngày về, hạng vé bất kỳ, điền thông tin cá nhân họ tên, ngày tháng năm sinh, email, chọn chỗ ngồi loại miễn phí. Đến bước cuối cùng là bước thanh toán, bạn chọn "Thanh toán sau". Hoàn tất đặt vé

Vào email, mở email từ hãng máy bay, sẽ có hai file đính kèm. Một là hóa đơn điện tử, Hai là file "Đặt chỗ ngày xx tháng xx năm xxxx của Nguyễn Văn A". Bạn sẽ in file số Hai này ra để nộp kèm hồ sơ

Sau 12 tiếng không thanh toán, hệ thống hãng vé mb sẽ tự hủy booking, bạn hoàn toàn không mất chi phí hay tổn hại gì. Điều này không sao cả, bạn đã in được file đặt chỗ rồi. ĐSQ cũng chỉ cần tờ này thôi chứ họ không check việc bạn đặt vé thật hay không. Họ cũng ghi rõ trên website là chỉ cần xác nhận đặt chỗ, yêu cầu bạn không mua vé mb trước khi được cấp visa

g. Booking khách sạn

Mình dùng booking vì thấy dễ hơn agoda

Chọn các khách sạn APA vì những khách sạn này thường không yêu cầu thẻ tín dụng, không yêu cầu trả trước và cho hủy miễn phí

h. Lịch trình

Hãy làm một lịch trình dài khoảng 7-9 ngày thôi để dễ book khách sạn, dễ đạt được sự súc tích và rõ ràng về thông tin (sau khi có visa bạn đi 15 ngày, khác với lúc xin visa, cũng không ai quan tâm)

Có nhiều chia sẻ lịch trình trong group, bạn tự search để tham khảo. Còn nếu bạn muốn tự làm lịch trình mà không biết ghi hoạt động gì cho uy tín thì lên google search: What to do in .....(city bạn đến)...? Trang web japan guide sẽ cho bạn nhiều hoạt động hay ho.

i. Nếu bạn xin theo dạng thăm thân, bạn bè

Ngoài các giấy tờ trong list trên website ĐSQ, cần chú ý thêm những điểm sau:

Người mời đánh máy 1 thư mời, nêu rõ họ tên, ngày tháng năm sinh của người được mời, lý do mời, mối quan hệ với người được mời. Sau đó người mời in ra, ký, ghi rõ họ tên, đóng con dấu cá nhân

Người mời ra phường ở Nhật xin giấy xác nhận cư trú.

Hai giấy tờ trên gửi bản gốc qua đường bưu điện về Việt Nam

5. Đi nộp giấy tờ cho bên ủy thác

Thông thường mất 8 ngày làm việc (ko tính T7, CN, lễ tết) để ĐSQ trả kết quả visa cho bạn, tính từ ngày ĐSQ nhận được hồ sơ. Ví dụ: ngày nộp hồ sơ 08/02/2023, ngày hẹn trả kết quả sẽ là 18/02/2023. Ví dụ: ngày nộp hồ sơ là 25/04/2023, ngày hẹn trả kết quả sẽ là 09/05/2023 do vướng 4 ngày nghỉ lễ. Vậy nên, quan trọng là bên ủy thác nộp hồ sơ cho bạn ngày nào, chứ không phải bạn nộp hồ sơ cho bên ủy thác ngày nào.

Mình có trải nghiệm tồi tệ khi bên ủy thác quanh co, không trả lời tin nhắn, không gửi giấy biên nhận nộp hồ sơ cho mình. Mình đưa hồ sơ cho họ và 1 tuần sau đó họ mới đem nộp lên ĐSQ, khiến tổng thời gian mình chờ visa là 17 ngày, vé mb đắt lên nhiều và khách sạn mình thích thì hết phòng. Vậy nên, sau đây là những câu hỏi quan trọng bạn cần hỏi bên ủy thác khi mang hồ sơ đến nộp:

Chi phí ĐSQ cho loại visa bạn xin là bao nhiêu? Phí nhờ nộp ủy thác là bao nhiêu? (Phí nộp ủy thác chỉ từ 200-400k/người)

Bên ủy thác dự định nộp hồ sơ của bạn lên ĐSQ vào ngày mai, ngày kia, hay ngày nào? Nếu bên họ đang quá tải hồ sơ và bạn phải vào danh sách chờ ngày khá xa để được nộp, thì bạn có quyền được biết trước khi giao giấy tờ cho họ, và cân nhắc xem có nên chọn bên ủy thác khác để được nộp nhanh hơn không.

Bạn sẽ nhận lại giấy biên nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả qua hình thức nào? Bạn lên tận công ty họ hay họ sẽ chụp ảnh zalo gửi bạn?

Sau khi nhận giấy biên nhận nộp hồ sơ thì bạn cứ yên tâm ngồi chờ kết quả. Không nên hỏi han bên ủy thác trước ngày hẹn trả kết quả ghi trong giấy. Fingers crossed.

Trên đây là những kinh nghiệm mình đúc kết được trong quá trình tự làm Visa Nhật Bản cho Freelancer. Mong là sẽ giúp ích được nhiều cho các bạn. Happy Japan traveling, everyone <3